Kontrola podatkowa - jak się do niej przygotować?

Kontrola podatkowa - czym jest?

Jakikolwiek doradca podatkowy zapytany o to, czym jest kontrola podatkowa odpowie, że jest to procedura przeprowadzana przez organy podatkowe - np. Urząd Skarbowy, ZUS, Urząd Kontroli Skarbowej w celu sprawdzenia czy dane przedsiębiorstwo wywiązuje się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Kontrola podatkowa musi zostać poprzedzona zawiadomieniem ze strony instytucji skarbowych. Musi ono wpłynąć do kontrolowanego od 7 do 30 dni przed rozpoczęciem działań kontrolnych. Doradca podatkowy podkreśla jednak, że są sytuacje, w których kontrola podatkowa jest przeprowadzana bez zapowiedzi. Należą do nich sprawy, w których zachodzi podejrzenie np. o nieopodatkowane przychody czy niezgłoszoną działalność gospodarczą lub podczas postępowania przygotowawczego wszczętego przez organ, który podejrzewa popełnienie przestępstwa. Przebieg kontroli udokumentowany jest w formie protokołu, który jest wręczany kontrolowanemu, gdy kontrola dobiega końca. Kontrolowany ma od tego momentu 14 dni na zgłoszenie swoich zastrzeżeń, wyjaśnień lub przedstawienia sposobu rozwiązania nieprawidłowości wykrytych podczas kontroli.

Kontrola podatkowa - jak się przygotować?

Zapis mówiący o konieczności poinformowania kontrolowanego z wyprzedzeniem o planach przeprowadzania u niego kontroli podatkowej pozwala na przygotowanie się do tego procesu. To czas, który należy dobrze wykorzystać m.in. na sprawdzenie dokumentacji czy poprawienie ewentualnych błędów. Pierwszym krokiem do przygotowania się do kontroli podatkowej jest zapoznanie się z dokumentem informującym o kontroli. Zawarte są w nim cenne informacje mówiące o tym, jakie rozliczenia chce sprawdzać organ podatkowy, np. jakie podatki i za jaki okres czasu. Dzięki tym danym, kontrolowany ma możliwość skomplementowania i sprawdzenia pod względem kompletności i poprawności wszystkich niezbędnych dokumentów potrzebnych podczas kontroli. Czas przed kontrolą podatkową może zostać wykorzystany również na poprawienie ewentualnych, wyrytych podczas przygotowań, błędów. Może to być np. na korekta faktur, korekta nieprawidłowych zapisów w księgach czy korekta w deklaracjach podatkowych. Firmy, które posiadają kontakty biznesowe z zagranicznymi kontrahentami powinny również przygotować polskie tłumaczenie oryginalnej dokumentacji w języku obcym, ponieważ przeprowadzający kontrolę mają prawo takich tłumaczeń zażądać.

Co z pracownikami?

O kontroli podatkowej powinni zostać uprzedzeni pracownicy firmy, w szczególności ci, odpowiedzialni za rozliczenia. Po co? Otóż mogą oni pomóc w przygotowaniu wszystkich niezbędnych do kontroli dokumentów. Osoby przeprowadzające kontrole mogą również chcieć porozmawiać z pracownikami zajmującymi się sprawami finansowo-księgowymi firmy, dlatego dobrze jeśli będą oni odpowiednio przygotowani. Ponadto, może się zdarzyć, że różne sytuacje losowe uniemożliwiają właścicielowi firmy udział w kontroli podatkowej. Z tego względu warto wyznaczyć w Urzędzie Skarbowym pełnomocnika upoważnionego do reprezentacji firmy w czasie kontroli podatkowej. Może to być pracownik firmy lub osoba z zewnątrz np. doradca podatkowy.

Obowiązki kontrolowanego

W czasie kontroli podatkowej obowiązkiem kontrolowanego jest przede wszystkim zapewnienie kontrolującemu warunków do pracy, czyli zapewnienie mu wstępu na grunt oraz do budynków, lokali i innych pomieszczeń oraz udostępnienie akt, ksiąg i innych dokumentów związanych z przedmiotem kontroli, a także tłumaczeń tych dokumentów na język polski. Oprócz tego kontrolowany ma obowiązek okazania majątku podlegającego kontroli i umożliwienia jego oględzin, sporządzenia na żądanie kontrolujących spisu z natury oraz umożliwienia filmowania lub fotografowania rzeczy mogących stanowić dowód w sprawie.